Organigramma aziendale: tipologie, esempi e come funziona

Ogni impresa deve avere un organigramma aziendale che fornisce informazioni sulla tipologia di struttura interna e sulle figure che ci lavorano.

Uno dei problemi che maggiormente si riscontrano nelle aziende è proprio l’organizzazione. La difficoltà di mantenere in ordine i processi e di rendere chiari a tutti i flussi di lavoro e i ruoli rende complicata la comunicazione. Questo porta al calo della produttività e, più in generale, a rallentamenti della produzione e al peggioramento delle performance.

Il modo migliore e più immediato per risolvere questo problema è prendere in mano strategicamente la gestione dell’attività nel suo complesso.

L’organigramma aziendale è proprio lo strumento che aiuta a tenere sotto controllo l’organizzazione aziendale e, dunque, la gestione dei reparti e dei collaboratori. Ma mi sono accorto che questo argomento suscita ancora molti dubbi.

Le domande che mi sento fare più spesso sono: ma serve davvero l’organigramma aziendale? È necessario anche se la mia azienda è piccola? Ci sono specifiche tipologie di organigramma? Come funzionano e quale bisogna scegliere?

Ecco perché ho pensato di scrivere e questo articolo, voglio rendere chiaro e semplice questo tema rispondendo alle domande che sorgono alla maggior parte degli imprenditori o degli aspiranti tali.

Perciò nei prossimi paragrafi vedremo che cos’è effettivamente un organigramma aziendale, perché è utile e le tre principali tipologie.

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Cos’è l’organigramma di una società?

Pensando a come spiegare un organigramma aziendale in modo semplice, mi sono venute in mente le fondamenta di una casa.

Infatti, può essere considerato proprio come la struttura portante di tutta l’organizzazione che dà un’immagine immediata delle mansioni, dei livelli gerarchici e dell’andamento generale dell’azienda.

Si tratta di un vero e proprio diagramma, costruito con caselle a forma di rettangolo e linee, che serve a dare una rappresentazione di come la società è impostata. Rende più semplice l’organizzazione aziendale e aiuta a capire chiaramente i ruoli ricoperti dai dipartimenti e dai membri di tutti i team.

Perciò serve ad avere informazioni sulla suddivisione delle funzioni, delle attività, di chi se ne occupa e di come devono essere gestite le comunicazioni interne.

In generale, in tutti gli organigrammi aziendali, le caselle rettangolari raffigurano i reparti o le persone e le linee, che collegano tra loro le caselle, rappresentano le relazioni più o meno gerarchiche che intercorrono tra le persone.

Inoltre, le linee sono di solito di due tipi: continue o tratteggiate. Le linee continue vengono utilizzare per evidenziare rapporti gerarchici tra uffici o soggetti. Le linee tratteggiate per dire che esistono rapporti tra figure tra cui, però, non sussiste relazione gerarchica.

Ma a cosa serve avere tutte questi informazioni? Qual è l’utilità per il rendimento del business?

Lo vediamo subito nel prossimo paragrafo. Intanto, nel mio video puoi scoprire subito i miei consigli per rendere immediatamente chiari i ruoli e le responsabilità dei tuoi collaboratori.

A cosa serve l’organigramma aziendale?

Sapere la struttura effettiva della tua azienda ti aiuta a definire i tuoi obiettivi, capire a che punto ti trovi e scoprire che cosa ti manca per raggiungerli.

L’organigramma aziendale è un metodo organizzativo che rende chiaro e immediato il funzionamento dell’attività sia a te che ai tuoi collaboratori. Quando si hanno le idee chiare si diventa molto più efficienti, i flussi di lavoro diventano più dinamici e questo porta a risparmiare tempo e ad andare dritti agli obiettivi.

Come imprenditore devi definire la strategia che permette alla tua azienda di trarre il maggior profitto, ovvero devi costruire il Business Model che si basa su progettazione, raggiungimento del mercato e metodi di guadagno. Avere sotto agli occhi la catena di montaggio della tua azienda ti consente di valutare se all’interno ci sono ruoli scoperti, carichi di lavoro eccessivi o ruoli che si sovrappongono. In tutti questi casi il lavoro e la produttività sono minacciati, i tempi di allungano e alcune fasi della produzione potrebbero cadere nei famosi colli di bottiglia.

L’organigramma aziendale facilita la visione del percorso di avanzamento dei dipendenti e li sprona a voler scalare le posizioni dell’organigramma per raggiungere maggior prestigio. Avere dei collaboratori che accettano e si pongono da soli delle sfide è un grande vantaggio che aiuta a progettare modelli di business per portare l’azienda a gradini sempre più alti.

In fondo, le risorse umane sono proprio la forza motrice di ogni impresa. Quando i tuoi team lavorano bene la produttività di tutta l’azienda ne trae beneficio.

Quindi, prima vediamo quali sono le figure da inserire nell’organigramma aziendale e poi scopriamo quale scegliere per rappresentare al meglio la tua società.

Quali figure principali compongono l’organigramma aziendale

Uno dei vantaggi che ti dà l’organigramma è capire se ci sono delle sovrapposizioni, quindi se le stesse persone svolgono le stesse funzioni, o al contrario se ci sono ruoli scoperti.

L’utilità emerge subito: serve al responsabile dell’azienda o del team per capire al meglio la gestione dei flussi e renderli il più performanti possibile. Inoltre, è utile anche ai membri del team che avranno le idee più chiare sulle risorse a cui devono rivolgersi perché a capo di una sezione o un progetto.

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Dunque, tra le figure principali che devono apparire nell’organigramma aziendale ci sono:

• Il CEO o l’Amministratore Unico dell’azienda;
• I responsabili dei vari reparti: risorse umane, amministrazione e tutti gli uffici di cui si compone la tua azienda;
• I responsabili operativi, se differiscono dai precedenti;
• I responsabili di progetto, anche in questo caso se ci sono risorse specifiche allocate su progetti diversi;
• I professionisti che guidano l’azienda verso la trasformazione digitale e l’innovazione, questi in alcuni casi sono interni ma in altri sono consulenti esteri. Anche in questo caso è bene segnalarli e indicare a quale responsabile è necessario rivolgersi e che si occupa del contatto con loro.

Ovviamente le figure nominate all’interno del modello organizzativo dipendono e si differenziano anche a seconda delle necessità specifiche della tua azienda. In ogni caso, avere uno schema della struttura aziendale aiuterà tutti i dipendenti e collaboratori nella gestione della comunicazione interna e nell’attuare determinate collaborazioni necessarie per i progetti.

Le tipologie di organigramma aziendale

In base alle esigenze imprenditoriali e di gestione esistono dei modelli più o meno adeguati di organigramma.

Tutti servono per migliorare il management aziendale che include tutti i processi interni, le attività di gestione e coordinamento, i sistemi che fanno riferimento alla gestione delle risorse umane e al supporto.

Quindi, all’interno di un’azienda le persone sono suddivise in reparti o uffici, hanno ruoli specifici, si confrontano con altre persone o uffici tra cui ci sono relazioni subordinate o alla pari.

Tutto questo serve alla progettazione di sistemi di comunicazione e coordinamento che agevolino le unità organizzative nel passaggio delle informazioni utili alla realizzazione di progetti o attività.

Ognuno deve essere consapevole delle proprie responsabilità e portare avanti i propri compiti.

Perciò adesso vediamo quali sono le tre tipologie principali di organigramma aziendale, come e quando utilizzarle.

Modello di organigramma funzionale

L’organigramma funzionale è il modello più utilizzato di organigramma aziendale.

Si tratta di un diagramma che mostra la suddivisione di enti e persone in aree omogenee in relazione all’ambito di attività. Per esempio, amministrazione, produzione, vendite, marketing, ecc. È uno strumento che offre una visione di tipo gerarchico in cui i lavoratori vengono raggruppati per specializzazione.

Come puoi vedere nell’immagine, al vertice c’è la direzione generale o il CEO, poi si scende di un livello e si trovano i settori o gli uffici che rispondono alla direzione generale e, più in basso, altri reparti o singole figure che si occupano di attività sempre più specifiche.

Gli uffici che si trovano al livello intermedio si occupano soprattutto di attività di coordinamento ed è a questi che devono fare riferimento le risorse che si trovano più in basso.

Questo modello è, di solito, adottato dalle realtà medie o piccole che puntano a economie di scala, cioè aumento della produttività e diminuzione del costo del prodotto. Un punto a suo favore è che favorisce lo sviluppo di capacità e competenze approfondite dovute alla ripetitività dei processi aziendali.

Un punto debole, invece, è che i tempi di risposta sono spesso lenti e si può verificare un accumulo delle decisioni che spettano tutte a chi sta al vertice.

Per portare innovazione e creatività all’interno di questo tipo di realtà aziendali è necessario espandere maggiormente il potere decisionale e allontanarsi un po’ da una gestione standard.

Passiamo al prossimo modello.

Modello di organigramma divisionale

Come evoca il termine stesso, l’organigramma divisionale prevede la suddivisione di tutta l’organizzazione in divisioni. Queste, poi, al loro interno sono organizzate sulla base di organigrammi funzionali.

Se non è abbastanza chiaro non temere perché adesso mi spiego subito meglio. Per capire ti sarà utile l’immagine che trovi qui di seguito.

Questa struttura viene utilizzata soprattutto dalle grosse realtà, come le multinazionali. Ogni divisione è autosufficiente, cioè ha una propria direzione a cui fare riferimento e agisce come una struttura indipendente.

Questo modello è anche conosciuto come struttura a prodotto o struttura per funzioni strategiche proprio perché i processi decisionali sono decentralizzati. Alcune decisioni vengono prese dalla direzione generale che sta al vertice, ma molte altre sono ripartine delle divisioni sottostanti e all’interno dei diversi settori.

Un tipo di organizzazione come quello qui mostrato è utile quando ci sono molti prodotti o progetti da portare avanti in contemporanea. Oppure quando le aziende operano in mercati differenti, perciò ci sarà una divisione per ogni paese. Ogni divisione è autonoma, non entra in collisione con le altre e ha la possibilità di occuparsi di un singolo prodotto/servizio o di una linea di prodotti/servizi.

L’organigramma aziendale divisionale favorisce la competitività tra reparti, stimola tutti a dare il massimo per ottenere sempre i migliori risultati. È un modelle che permette alle unità di adattarsi alle differenze del prodotto, del mercato e della clientela.

Un punto di debolezza è che non offre un coordinamento tra le divisioni e non favorisce l’approfondimento di competenze e specializzazioni al di fuori della propria divisione. Ma tutto dipende sempre dalle necessità e dagli obiettivi.

Vediamo il terzo tipo di organigramma aziendale.

Modello di organigramma a matrice

Siamo arrivati al modello di organigramma a matrice, ovvero una fusione tra i due diagrammi che abbiamo appena visto, funzionale e divisionale.

Come si vede nell’immagine, questo diagramma si sviluppa sia in orizzontale che in verticale ed è utile per far emergere relazioni multiple. Per esempio, un’azienda che ha un team di grafici che sono sotto il coordinamento del proprio responsabile, cioè il capo dei grafici.

Però, ogni membro del team può lavorare per progetti diversi, ognuno dei quali dipende da differenti project manager. Significa che ogni grafico deve fare riferimento al superiore di settore ma anche al coordinatore di progetto, quindi a due manager.

L’organigramma aziendale a matrice è utilizzato in aziende di grandi dimensioni, ma è adatto anche ad aziende più piccole che sentono la necessità di una maggiore divisione. Infatti, questo diagramma regola due direzioni, quella delle funzioni e quella che varia a seconda della tipologia di attività.

Il modello a matrice fornisce la rappresentazione più dettagliata, più chiara e trasparente. È molto utile per evidenziare nero su bianco le responsabilità e i ruoli dei singolo soggetti. Questo agevola i flussi di lavoro, la comunicazione, la gestione delle risorse umane e la condivisione perché ognuno sa a chi deve fare riferimento.

Inoltre, essendo un modello misto, offre la possibilità di sviluppare competenze su vari frangenti e permette ai membri del team di lavorare su più progetti.

Un punto a favore che potrebbe diventare di debolezza è che se questo modello non è perfettamente impostato e seguito potrebbe causare conflitti tra i collaboratori. Le azioni svolte devono seguire un flusso collegiale più che verticale.

A questo punto, hai individuato qual è l’organigramma aziendale più adatto alla tua impresa?

Come può essere l’organigramma per la tua azienda

Il primo passo è quello di capire l’importanza di avere un organigramma aziendale, quindi la struttura e l’organizzazione su cui basare il tuo business.

Il secondo passo è di individuare il modello più adatto alla tua attività per come si presenta adesso o a come vorresti che sia in futuro.

Il terzo passo è agire.

Siccome i primi due passi li abbiamo visti insieme in questo articolo, adesso non ti resta che dare vita all’organigramma della tua azienda. Tieni presente che più sarai preciso e più il diagramma che crei sarà efficace.

Inoltre, considera che un organigramma aziendale non può durare per sempre. Proprio perché rappresenta una fotografica della tua azienda è bene che questa si evolva e cresca nel tempo, altrimenti significa che sei in un momento di stallo.

Per evitarlo è necessario mettere a punto strategie che ti consentano di migliorare le performance e alzare gli standard. Ma non devi per forza fare tutto da solo, o da sola.

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