Organigramma aziendale: tipologie, esempi e come funziona

All’interno di un’azienda bisogna potersi orientare in maniera semplice e intuitiva, avendo ben chiara la struttura interna dell’organizzazione e la distribuzione dei ruoli fondamentali. Uno degli strumenti più utili a questo scopo è l’organigramma aziendale, la rappresentazione grafica della struttura aziendale e della distribuzione delle risorse.

Sebbene si tratti di uno strumento spesso trascurato, l’organigramma della società costituisce una vera e propria mappa, funzionale per i dipendenti, per i clienti e per i fornitori. Quando la struttura aziendale non è abbastanza chiara e definita, la comunicazione ne risente, provocando dei rallentamenti nel flusso di lavoro. Rallentamenti che vanno a pesare anche sulla produttività e sulle performance.

Spesso mi viene domandato se serve davvero l’organigramma aziendale o se è necessario anche per le aziende di piccole dimensioni.

Purtroppo, molti imprenditori non si rendono nemmeno conto di quanto sia preziosa la organizational chart, ma in realtà bisognerebbe tenerla a mente per garantire un lavoro più scorrevole. A partire dall’organigramma aziendale, infatti, si possono suddividere i compiti in modo capillare, valutare le responsabilità e gestire i diversi reparti in maniera più proficua. In poco parole, si ha maggior controllo sull’organizzazione aziendale.

E questo discorso vale sia per le aziende piccole che per organizzazioni più grandi e strutturate, chiaramente ricorrendo a specifiche tipologie di organigramma.

Ecco perché ho pensato di scrivere questo articolo: voglio rendere chiaro e semplice questo tema rispondendo alle domande che sorgono alla maggior parte degli imprenditori o degli aspiranti tali.

Perciò nei prossimi paragrafi vedremo che cos’è effettivamente un organigramma aziendale, perché è utile e le tre principali tipologie.

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Cos’è l’organigramma aziendale?

Come ti ho anticipato, l’organigramma aziendale rappresenta la struttura organizzativa dell’azienda. Ossia i ruoli, i dipartimenti e le gerarchie aziendali, in modo che ognuno sappia chi sono i propri referenti e da chi è costituito il proprio team di lavoro. 

In effetti, può essere considerato propriamente come la struttura portante di tutta l’organizzazione che dà un’immagine immediata delle mansioni, dei livelli gerarchici e dell’andamento generale dell’azienda.

Si tratta di un vero e proprio diagramma, che varia nella forma e nella grafica a seconda della complessità della società.

In generale, in tutti gli organigrammi aziendali, vengono utilizzati simboli ben precisi:

• le  caselle rettangolari o le ellissi raffigurano i reparti o le persone;
• le linee, che collegano tra loro le caselle, rappresentano le relazioni più o meno gerarchiche che intercorrono tra le persone.

Per raffigurare i collegamenti si ricorre generalmente a due tipi di linee, continue o tratteggiate. Le linee continue vengono utilizzare per evidenziare rapporti gerarchici tra uffici o soggetti. Le linee tratteggiate simboleggiano rapporti tra figure tra cui, però, non sussiste relazione gerarchica.

Ma a cosa servono tutte questi informazioni? Qual è l’utilità per il rendimento del business?

Lo vediamo nel prossimo paragrafo. Intanto, nel video puoi scoprire i miei consigli per rendere immediatamente chiari i ruoli e le responsabilità dei tuoi collaboratori.

A cosa serve l’organigramma aziendale?

Innanzitutto va detto che l’organigramma aziendale è uno strumento dinamico, il quale evolve insieme alla società e ai dipendenti. 

L’organigramma aziendale è un metodo organizzativo che rende chiaro e immediato il funzionamento dell’attività sia a te che ai tuoi collaboratori. Quando si hanno le idee chiare si diventa molto più efficienti e i flussi di lavoro risultano più dinamici. Questo porta a risparmiare tempo e ad andare dritti agli obiettivi.

Sapere la struttura effettiva della tua azienda ti aiuta a definire i tuoi obiettivi, capire a che punto ti trovi e scoprire che cosa ti manca per raggiungerli.

Come imprenditore devi definire la strategia che permette alla tua azienda di trarre il maggior profitto, ovvero devi costruire il Business Model che si basa su progettazione, raggiungimento del mercato e metodi di guadagno.

Chiaramente, avere sotto gli occhi la struttura della tua azienda ti consente anche di individuare eventuali debolezze: se all’interno dell’organizzazione ci sono ruoli scoperti, carichi di lavoro eccessivi o ruoli che si sovrappongono. In tutti questi casi la salute dell’azienda e la produttività sono minacciati, i tempi di allungano e alcune fasi della produzione potrebbero cadere nei famosi colli di bottiglia.

Per quanto riguarda i dipendenti, l’organigramma aziendale facilita la visione del percorso di avanzamento e li sprona a voler scalare le posizioni dell’organigramma per raggiungere maggior prestigio, ossia a fare carriera. Avere dei collaboratori che accettano e si pongono da soli delle sfide è un grande vantaggio che aiuta a progettare modelli di business per portare l’azienda a gradini sempre più alti.

In fondo, le risorse umane sono proprio la forza motrice di ogni impresa. Quando i tuoi team lavorano bene la produttività di tutta l’azienda ne trae beneficio.

Vediamo quali sono le figure da inserire nell’organigramma aziendale e poi scopriamo quale scegliere per rappresentare al meglio la tua società.

Quali figure principali compongono l’organigramma aziendale

In pratica, nell’organigramma aziendale si vanno a inserire tutti i ruoli dell’azienda o di un dipartimento. Dunque, la complessità dell’organigramma aziendale e le figure da inserire dipendono dall’organizzazione. 

Tra le figure principali che devono apparire nell’organigramma aziendale ci sono:

• il CEO o l’Amministratore Unico dell’azienda;
• il top management dell’azienda, ovvero coloro che hanno un ruolo decisionale;
• i responsabili dei vari reparti: risorse umane, amministrazione e tutti gli uffici di cui si compone la tua azienda;
• i responsabili operativi, se differiscono dai precedenti;
• i responsabili di progetto, anche in questo caso se ci sono risorse specifiche allocate su progetti diversi;
• i professionisti che guidano l’azienda verso la trasformazione digitale e l’innovazione; questi in alcuni casi sono interni ma in altri sono consulenti esteri. Ad ogni modo è bene che compaiano nell’organigramma aziendale e che siano collegati al referente che se ne occupa.

Ma qual è l’utilità dell’organigramma aziendale?

L’utilità emerge subito: serve al responsabile dell’azienda o del team per capire al meglio la gestione dei flussi e renderli il più performanti possibile. Inoltre, è utile anche ai membri del team che avranno le idee più chiare sulle risorse a cui devono rivolgersi perché a capo di una sezione o un progetto.

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Inoltre, permette di capire se ci sono delle sovrapposizioni, quindi, se le stesse persone svolgono le stesse funzioni, o al contrario se ci sono ruoli scoperti.

Ovviamente le figure nominate all’interno del modello organizzativo dipendono e si differenziano anche a seconda delle necessità specifiche della tua azienda. In ogni caso, avere uno schema della struttura aziendale aiuterà tutti i dipendenti e collaboratori nella gestione della comunicazione interna e nell’attuazione di eventuali collaborazioni necessarie per i progetti.

Quali sono le tipologie di organigramma aziendale?

In base alle esigenze imprenditoriali e di gestione esistono dei modelli più adeguati di organigramma.

Tutti servono per migliorare il management aziendale che include tutti i processi interni, le attività di gestione e coordinamento, i sistemi che fanno riferimento alla gestione delle risorse umane e al supporto.

Quindi, all’interno di un’azienda le persone sono suddivise in reparti o uffici, hanno ruoli specifici, si confrontano con altre persone o uffici tra cui ci sono relazioni subordinate o alla pari.

Tutto questo serve alla progettazione di sistemi di comunicazione e coordinamento che agevolino le unità organizzative nel passaggio delle informazioni utili alla realizzazione di progetti o attività.

Ognuno deve essere consapevole delle proprie responsabilità e portare avanti i propri compiti.

Perciò adesso vediamo quali sono le tre tipologie principali di organigramma aziendale, come e quando utilizzarle.

Organigramma funzionale

L’organigramma funzionale è il modello più utilizzato di organigramma aziendale.

Si tratta di un diagramma che mostra la suddivisione di enti e persone in aree omogenee in relazione all’ambito di attività. Per esempio: amministrazione, produzione, vendite, marketing, ecc. È uno strumento che offre una visione di tipo gerarchico, in cui i lavoratori vengono raggruppati per specializzazione.

Come puoi vedere nell’immagine, al vertice c’è la direzione generale o il CEO, poi si scende di un livello e si trovano i settori o gli uffici che rispondono alla direzione generale e, più in basso, altri reparti o singole figure che si occupano di attività sempre più specifiche.

Gli uffici che si trovano al livello intermedio si occupano soprattutto di attività di coordinamento ed è a questi che devono fare riferimento le risorse più in basso nello schema.

Il modello di organigramma aziendale funzionale è, di solito, adottato dalle realtà medie o piccole che puntano a economie di scala, cioè aumento della produttività e diminuzione del costo del prodotto. Uno dei punti di forza di questo modello è che favorisce lo sviluppo di capacità e competenze approfondite dovute alla ripetitività dei processi aziendali.

Un punto debole, invece, è che i tempi di risposta sono spesso lenti e si può verificare un accumulo delle decisioni che spettano tutte a chi sta al vertice.

Per portare innovazione e creatività all’interno di questo tipo di realtà aziendali è necessario espandere maggiormente il potere decisionale e allontanarsi un po’ da una gestione accentratrice.

Passiamo al prossimo modello.

Organigramma divisionale

Come evoca il termine stesso, l’organigramma divisionale prevede la ripartizione di tutta l’organizzazione in divisioni. Queste, vengono successivamente organizzate sulla base di organigrammi funzionali.

L’immagine qui di seguito è un esempio di organigramma aziendale divisionale che può aiutarti a comprendere meglio il modello.

Questa struttura viene utilizzata soprattutto dalle grosse realtà, come le multinazionali. Ogni divisione è autosufficiente, cioè ha una propria direzione a cui fare riferimento e agisce come una struttura indipendente.

Questo modello è anche conosciuto come struttura a prodotto o struttura per funzioni strategiche proprio perché i processi decisionali sono decentralizzati. Alcune decisioni vengono prese dalla direzione generale che sta al vertice, ma molte altre sono ripartite tra le divisioni sottostanti e all’interno dei diversi settori.

Un tipo di organizzazione come quello qui mostrato è utile quando ci sono molti prodotti o progetti da portare avanti in contemporanea. Oppure quando le aziende operano in mercati differenti, per cui ci sarà una divisione per ogni paese. Ogni divisione è autonoma, non entra in collisione con le altre e ha la possibilità di occuparsi di un singolo prodotto/servizio o di una linea di prodotti/servizi.

L’organigramma aziendale divisionale favorisce la competitività tra reparti, stimola tutti a dare il massimo per ottenere sempre i migliori risultati. È un modello che permette alle unità di adattarsi alle differenze del prodotto, del mercato e della clientela.

Un punto di debolezza è che non offre un coordinamento tra le divisioni e non favorisce l’approfondimento di competenze e specializzazioni al di fuori della propria divisione. Ma tutto dipende sempre dalle necessità e dagli obiettivi.

Vediamo il terzo tipo di organigramma aziendale.

Organigramma a matrice

Siamo arrivati al modello di organigramma a matrice, ovvero una fusione tra i due diagrammi che abbiamo appena visto, funzionale e divisionale.

Come si vede nell’immagine, questo diagramma si sviluppa sia in orizzontale che in verticale ed è utile per far emergere relazioni multiple. Per esempio, un’azienda che ha un team di grafici sotto il coordinamento del proprio responsabile, cioè il capo dei grafici.

In ogni caso, ogni membro del team può lavorare per progetti diversi, ognuno dei quali dipende da differenti project manager. Ciò significa che ogni grafico deve fare riferimento al superiore di settore ma anche al coordinatore di progetto, quindi a due manager.

L’organigramma aziendale a matrice è utilizzato in aziende di grandi dimensioni, tuttavia è adatto anche ad aziende più piccole che sentono la necessità di una maggiore divisione. Infatti, questo diagramma regola due direzioni, quella delle funzioni e quella che varia a seconda della tipologia di attività.

Il modello a matrice fornisce la rappresentazione più dettagliata, più chiara e trasparente. È molto utile per evidenziare nero su bianco le responsabilità e i ruoli dei singolo soggetti. Questo agevola i flussi di lavoro, la comunicazione, la gestione delle risorse umane e la condivisione perché ognuno sa a chi deve fare riferimento.

Inoltre, essendo un modello misto, offre la possibilità di sviluppare competenze su vari frangenti e permette ai membri del team di lavorare su più progetti.

Un punto a favore, che potrebbe diventare di debolezza, è che se questo modello non è perfettamente impostato e seguito potrebbe causare conflitti tra i collaboratori. Le azioni svolte devono seguire un flusso collegiale più che verticale.

A questo punto, hai individuato qual è l’organigramma aziendale più adatto alla tua impresa?

Esempio di organigramma aziendale

Non si può certo pensare che un solo tipo di organigramma aziendale possa rispondere alle diverse realtà imprenditoriali. Ogni organizzazione, infatti, ha le sue peculiarità che vanno valutate prima di decidere un modello di organigramma aziendale da adottare. 

Quando mi chiedono di dare qualche esempio di organigramma aziendale, quindi, penso sia sempre molto utile fare riferimento a diverse strutture, come l’organigramma aziendale orizzontale o l’organigramma verticale.

Uno schema di organizzazione aziendale orizzontale, ad esempio, si dispiega da sinistra verso destra, a partire dalle figure principali.

L’organigramma aziendale verticale, invece, parte dall’alto verso il basso ed è molto pratico quando l’azienda è suddivisa in numerosi reparti. Chiaramente l’organigramma si fa via via più articolato nelle aziende di grandi dimensioni e nelle multinazionali.

Sono molto interessanti anche gli organigrammi circolari, che si strutturano intorno ad un corpo o figura centrale. Intorno ad esso si trovano tutti gli altri membri dell’organizzazione, con importanza decrescente allontanandosi dal centro.

L’organigramma aziendale a schema misto, con elementi orizzontali e verticali, è forse quello che si adatta meglio alle imprese particolarmente articolate. 

In ogni caso, il miglior esempio di organigramma aziendale deve possedere caratteristiche quali la chiarezza, la completezza e, nello stesso tempo, la sinteticità.

Come trovare il giusto schema per l’organizzazione della tua azienda

Il primo passo è quello di capire l’importanza di avere un organigramma aziendale, quindi la struttura e l’organizzazione su cui basare il tuo business.

Il secondo passo è di individuare il modello più adatto alla tua attività per come si presenta adesso o a come vorresti che sia in futuro.

Il terzo passo è agire.

Siccome i primi due passi li abbiamo visti insieme in questo articolo, adesso non ti resta che dare vita all’organigramma della tua azienda. Tieni presente che più sarai preciso e più il diagramma che crei sarà efficace.

Inoltre, considera che un organigramma aziendale non può durare per sempre. Proprio perché rappresenta una fotografia della tua azienda è bene che questa si evolva e cresca nel tempo, altrimenti significa che sei in un momento di stallo.

Per evitarlo è necessario mettere a punto strategie che ti consentano di migliorare le performance e alzare gli standard. Ma non devi per forza fare tutto da solo, o da sola.

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