La Tecnica del Pomodoro per gestire al meglio il tuo tempo

Come faccio ad essere più produttivo? Questa è la domanda che mi sento porre continuamente.

La produttività è una caratteristica fondamentale da acquisire per migliorare tantissimi ambiti della propria vita. Dallo studio, ai progetti personali fino al lavoro quotidiano in azienda la produttività determina la qualità della tua vita e dei risultati che ottieni.

Ma come si incrementa la produttività? Questa è la domanda da un milione di euro.

Attraverso una corretta gestione del tempo.

Riuscire a gestire il proprio tempo in modo proficuo, ossia eliminando le distrazioni e i tempi morti, ti consente di raggiungere più velocemente l’obiettivo che ti sei prefissato e di avere anche del tempo a disposizione per te stesso.

Questo è ciò che io chiamo essere produttivi.

Hai mai sentito parlare della Tecnica del Pomodoro? Si tratta della tecnica più utile (e aggiungerei infallibile) con cui puoi gestire al meglio il tuo tempo. Se non sai di cosa stiamo parlando, ti consiglio di continuare nella lettura.

Se, invece, hai già sentito nominare questo metodo, forse non conosci le mie 3 regole personali che applico quotidianamente per riuscire a renderla più efficace.

Conoscere qualche piccola variante già testata può aiutarti a rendere più efficaci i tuoi Pomodori e ad ottimizzare al meglio il tuo lavoro.

Male che vada, riconfermerai a te stesso che va bene il tuo metodo di applicazione.

Partiamo dall’incipit, spiegando in cosa consiste la Tecnica del Pomodoro, come applicarla e perché è utile avere un’efficace gestione del tempo per essere un imprenditore.

Alla fine troverai le mie 3 semplici varianti che, a mio parere, ti renderanno ancora più produttivo.

Cos’è la Tecnica del Pomodoro?

La Tecnica del Pomodoro è una tecnica per l’ottimizzazione del tempo e ti può essere molto utile per portare a termine le tue attività lavorative. Viene anche utilizzata da molti studenti universitari per passare gli esami.

Spiegherò a breve il suo funzionamento nello specifico, ma prima vediamo perché si chiama Tecnica del Pomodoro.

Il motivo è molto semplice. Questa tecnica è stata introdotta alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo, sviluppatore e imprenditore di origini italiane.

Lui utilizzava un timer a forma di pomodoro per cronometrare i blocchi di 25 minuti. Proprio uno di quei timer che vengono usati in cucina per impostare la durata per la cottura dei cibi.

Ma perché Cirillo ha iniziato a usare questa tecnica?

Per un motivo del tutto personale, andava all’università ma non riusciva ad ottenere grandi risultati. Quando è arrivato il giorno in cui si è stancato di come stavano andando le cose e ha deciso di mettersi alla prova.

Ha preso, dunque, il timer e a provato ad impostare dei blocchi di tempo in cui avere la massima concentrazione nello studio.

Beh, ha funzionato!

Come funziona?

Il funzionamento di base della Tecnica del Pomodoro è quello di riuscire a fissare la tua attenzione per un breve periodo di tempo e poi di ricaricarla attraverso ogni intervallo che ti concedi dopo il lavoro.

Se non hai mai sfruttato questa tecnica, e non sai bene da dove iniziare, segui questi pochi e semplici passaggi.

La procedura per applicare la Tecnica del Pomodoro:

1. Scegli il tuo compito e il tempo totale che pensi ti serva per portarlo a termine;
2. Prendi un timer da cucina o scarica un’app dedicata e imposta 25 minuti di tempo;
3. Per quei 25 minuti lavora sulle tue attività senza mai distrarti;
4. Alla fine dei 25 minuti prendi una pausa di 5 minuti per riposare e ritrovare energia;
5. Poi inizia subito un altro Pomodoro, e così via;
6. Al completamento di 4 Pomodori prenditi una pausa di 20/30 minuti.

Allora cosa ne pensi? È fattibile?

Io ti consiglio di provare, non hai nulla da perdere. Nella peggiore delle ipotesi avrai imparato un metodo per la gestione del tempo e potrai dare un buon consiglio a un tuo amico che proprio non riesce a cogliere il significato del time management.

Perché funziona?

La teoria dice che questa tecnica funziona perché in quei 25 minuti ti imponi la massima concentrazione nell’attività che stai svolgendo. Dopodiché puoi prenderti una meritata pausa di 5 minuti per ricaricare le energie.

Quando sai di avere poco tempo per portare a casa il risultato tendi a mettere da parte tutto quello che potrebbe toglierti la concentrazione. La Tecnica del Pomodoro ti permette di fare proprio questo. Di impostare 25 minuti alla volta in cui dare tutto te stesso in quello che devi fare.

Devo ammettere che io all’inizio ero un po’ scettico sulla sua effettiva efficacia. Infatti, per molti anni non l’ho utilizzata anche se la conoscevo. Poi un giorno, in cui ero davvero pieno di lavoro da fare e tutte le scadenze erano strette, ho deciso di provarci.

Com’è andata a finire? Il risultato è che sono qui a scriverne per farla conoscere a chi ancora non ne ha sentito parlare e per farla provare agli scettici come me. Può davvero aiutare a migliorare le performance lavorative e insegna come essere più produttivi.

Infatti, ora che la uso da un po’ di tempo posso dire che ho avvertito davvero un cambio nella mia produttività personale e lo vedo anche dai risultati della mia azienda.

Non importa quale sia il compito che devi svolgere, se sai di avere poco tempo puoi aumentare la tua capacità di concentrazione per portarlo a termine.

Con la Tecnica del Pomodoro sarai in grado di:

• Eliminare l’abitudine del multitasking (quando questo è controproducente);
• Concentrarti sull’attività che stai svolgendo;
• Portare a termine più lavorazioni;
• Evitare di dilungarti nel continuo perfezionamento (quando non è necessario);
• Aumentare la tua forza di volontà e la capacità di concentrazione;
• Diminuire il livello di stress occupandoti di una cosa alla volta.

Adesso che conosci le basi della Tecnica del Pomodoro, sei ufficialmente pronto per scoprire le 3 varianti che ho perfezionato nel tempo.

Come rendere la Tecnica del Pomodoro ancora più efficace

Gestire bene il tuo tempo non solo ti permette di portare a termine i tuoi impegni, ma anche di ricavare altro tempo da dedicare ad occupazioni diverse.

Per farti capire meglio voglio citarti la Legge di Parkinson, che dice:

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.

Il significato di questa Legge è che se ti prendi tempo per un progetto, tenderai ad utilizzare tutto quel tempo. Questa è una delle prime cause dell’accumulo del lavoro, della procrastinazione e della poca efficienza anche sul luogo di lavoro.

La Tecnica del Pomodoro ti aiuta a combattere proprio questa legge, a rendere più produttivo il tuo lavoro, a svolgere più attività e a trovare anche del tempo libero da dedicare a ciò che vuoi.

Se hai un’azienda, come me, è di tuo interesse riuscire ad ottimizzare i tuoi tempi perché, più tempo hai a disposizione, più riuscirai a sfruttarlo per trasformarlo in profitto.

Inoltre, ritrovare la gestione del proprio tempo è utile in questo periodo in cui tante realtà hanno adottato la modalità di Smart Working. Puoi condividere questi metodi con le persone che lavorano per te.

Ecco allora che, per rendere ancora più efficace la Tecnica del Pomodoro, ho inserito 3 regole che reputo molto utili per ottenere maggiori risultati.

Ora ti spiego i miei metodi personali per l’applicazione della Tecnica del Pomodoro.

1. Sfrutta bene le pause

Nel momento in cui senti il timer suonare, smetti di lavorare. Non ci sono scuse, nemmeno se sei uno stacanovista come me.

Anche se ti sembra di poter andare avanti senza particolari sforzi, alla lunga arriveresti ad accusare una stanchezza che ti rallenterebbe il doppio di quanto hai guadagnato.

Questo momento di pausa ti serve per recuperare le energie e dare il massimo durante ogni Pomodoro.

Come puoi sfruttare i 5 minuti che hai a disposizione? Bevendo acqua, mangiando uno snack veloce o andando in bagno. Ma non pensando ad altro lavoro!

Questo aspetto è particolarmente importante affinché la pausa mantenga il suo significato. Lo stesso principio vale per le pause più lunghe.

Nei 20/30 minuti di pausa ogni 4 Pomodori puoi fare una passeggiata intorno a casa, giocare con il tuo cane o il tuo gatto, curare le piante in vaso oppure puoi dedicarti ad un lavoretto manuale poco impegnativo che ti aiuti a distogliere l’attenzione dal lavoro vero e proprio che stavi facendo.

2. Gestisci ogni Pomodoro

Se tu volessi applicare rigidamente la Tecnica del Pomodoro, ogni volta in cui vieni interrotto da un qualsiasi inconveniente dovresti ricominciare da capo. Io non sono d’accordo!

Il mio consiglio è di aggiungere la qualità del tempo mancante al Pomodoro successivo per continuare a progredire con il lavoro.

Ti faccio un esempio. Se dopo 15 minuti dal momento in cui hai iniziato il Pomodoro ricevi una telefonata importante che non puoi rimandare, aggiungi quei 10 minuti al Pomodoro successivo. Quindi, dopo la telefonata e i 5 minuti di pausa (la telefonata non è una pausa!), imposta il successivo blocco di tempo di 35 minuti. Ovvero i 25 minuti standard e i 10 minuti persi nel Pomodoro precedente.

Se sei solito utilizzare questa tecnica forse non concorderai con me, ma io ho provato sulla mia pelle questa modifica al metodo standard e l’ho trovata molto proficua.

Anche perché, se continui a tornare sempre sullo stesso Pomodoro perché la prima volta ricevi una telefonata, la seconda volta il corriere suona il campanello o la terza volta devi rispondere ad un’e-mail importante, arriverai a fine giornata sfiduciato sentendo di non aver concluso nulla.

Invece, recuperando il tempo perso con i Pomodori successivi, riuscirai a completare il tuo lavoro e a sentirti produttivo.

3. Assembla più attività semplici

In teoria, ad ogni Pomodoro corrisponde un’attività. Tuttavia, io credo che questo dipenda anche dalla complessità del lavoro da svolgere.

La variazione in questi casi può prevedere più attività brevi e semplici, realizzate tutte nello stesso blocco di tempo. Diversamente, un’attività semplice ma lunga può essere portata a termine sommando due o tre Pomodori insieme.

Mi spiego meglio.

Se devi controllare i messaggi sui tuoi social network aziendali, ad esempio, potresti svolgere tutto il lavoro passando da un social all’altro, anche all’interno di un unico blocco di tempo.

Viceversa, se devi rispondere a molte e-mail (un impegno abbastanza semplice) potresti non interrompere il lavoro ogni 25 minuti. In questo caso puoi sommare più Pomodori fino a che non termini la tua attività. Poi prenditi una pausa più lunga prima di passare all’impegno successivo.

Invece, se hai attività che richiedono molto sforzo, rispetta i Pomodori per usare sempre il massimo della tua concentrazione.

Come vedi, la Tecnica del Pomodoro è una base intelligente che puoi utilizzare come punto di partenza per impiegare in modo più efficace il tuo tempo. Tuttavia, i casi che si verificano nella vita quotidiana sono infiniti e variegati e, proprio per questo motivo, ti ho suggerito le mie varianti.

Come applicare la Tecnica del Pomodoro

Il bello di questa tecnica, oltre ad essere semplice da attuare e a portare a risultati immediati, è che non necessita di strumenti elaborati per poter essere sfruttata.

Come ho già suggerito all’inizio, basta un qualsiasi timer da cucina per poter applicare ogni giorno la Tecnica del Pomodoro.

Ok Mirko, ma con tutta la tecnologia che abbiamo dobbiamo ancora utilizzare un timer rumoroso?

Hai ragione. Se il timer da cucina non fa per te, puoi ricorrere ad una delle app che trovi sugli store online. Ne esistono molte dedicate proprio a questa funzione.

La scelta dello strumento dipende soprattutto dalla tua personalità e dall’ambiente all’interno del quale lavori.

In questo senso, potresti prediligere uno strumento più vintage, come il timer da cucina, anche per riuscire a sentire il tempo scandito dal ticchettio.

Oppure, se sei un devoto digitale, puoi dirigerti direttamente verso il mondo delle app. Pensa che alcune riproducono persino il rumore del timer.

Timer Pomodoro

Se vuoi fare onore al buon vecchio Cirillo puoi seguire le sue orme e armarti di un timer a forma di pomodoro.

I timer puoi comprarli in qualsiasi supermercato o negozio di articoli per la casa.

Se decidi di comprarne uno rosso sicuramente ti sarà impossibile perderlo sulla scrivania. Ma ne esistono di tante forme diverse.

Ti consiglio di provare a farne partire uno prima di acquistarlo per evitare che il suono risulti troppo forte e di conseguenza ti disturbi mentre stai cercando di concentrarti.

Scegli una forma e un suono che ti piacciano, poi tienilo sempre con te quando lavori.

Il timer Pomodoro è indicato se lavori a casa e non hai altre persone vicino costrette a sopportare il ticchettio. Magari tu riesci a concentrarti meglio, ma non è detto che anche i tuoi colleghi la pensino così.

Se lavori in ufficio, oppure se ti sposti spesso per lavoro, trascinarti dietro il timer Pomodoro può essere un po’ scomodo. Ecco perché sono state create delle applicazioni apposite da poter scaricare direttamente sullo smartphone o sul tablet ed utilizzare in sostituzione del timer da cucina.

Da sostenitore della Tecnica del Pomodoro, vorrei fare una precisazione prima di passare alla versione digitale del timer. Nel momento in cui decidi di utilizzare un timer fisico, puoi spegnere il cellulare oppure lasciarlo in un’altra stanza. Questa buona abitudine ti consente di ridurre al minimo le tentazioni e le distrazioni.

Diversamente, se decidi di ricorrere all’app, dovrai tenere vicino a te lo smartphone e questo potrebbe tentarti a rispondere ad un messaggio su WhatsApp oppure a controllare i social media. Anche se ti sembrano attività innocue, ricorda che sono particolarmente deleterie per la tua concentrazione che ogni volta deve fare un nuovo sforzo per tornare sul focus del lavoro.

App per la Tecnica del Pomodoro

Ora passiamo alla parte preferita dagli amanti del digitale e scopriamo quali sono le migliori applicazioni per la Tecnica del Pomodoro.

App utilizzabili su più dispositivi

• Focus To-Do – Pomodoro Technique & Tasks: questa app è basata esattamente sulla Tecnica del Pomodoro. È un’app per la gestione del tempo di utilizzo molto semplice ed intuitivo. Puoi impostare un tempo di esecuzione per ogni attività (25 minuti appunto) così da concentrarti su di essa fino allo scadere del termine. Puoi accedere da qualsiasi dispositivo, smartphone, tablet o computer;
• Focus Booster: un’app per la gestione del tempo che puoi utilizzare online, con Windows, Mac oppure da mobile. Prevede un timer, una to-do list di impegni da portare a termine, un tracking dei risultati e la possibilità di bilanciare i tuoi goal.
• PomoDone: il download è possibile su Mac, Windows, Linux, iOS, Android ed è utilizzabile come Web App. Puoi addirittura connetterla con altri servizi di gestione della produttività come Trello, Evernote, Wunderlist e tanti altri.

App per Android

• Brain Focus Productivity Timer: su Google Play puoi trovare questa app che ti aiuta a cronometrare il periodo di lavoro e a gestire le pause. Puoi impostare le sessioni con le relative pause e prevedere anche delle pause più lunghe dopo un certo numero di sessioni. Puoi impostare un tema a piacimento e spuntare le notifiche per essere avvisato della fine di ogni sessione;
• Tomato Planner: sempre su Google Play puoi trovare questa app per la pianificazione che, attraverso un algoritmo interno, ti aiuta ad alternare i momenti di lavoro a quelli di pausa;
• Clockwork Tomato: questa applicazione contiene un timer, un orologio e persino un registro delle attività. L’interfaccia è semplice ed intuitiva e può essere utilizzata anche attraverso il comodo widget. Puoi impostare più profili, liste di obiettivi di lavoro e registri di attività con il riepilogo;
• Focus Timer Reborn: è l’app più sofisticata in assoluto in termini di produttività. Oltre a prevedere il timer, contiene le statistiche e le analisi delle tue prestazioni e delle sessioni di lavoro. Puoi misurare tre tipi di unità di lavoro, configurare la durata delle unità, modificare le statistiche e salvare i dati su cloud.

App per Apple

• Be Focused- Focus Timer:  per gli amanti di Apple, questa è la migliore app per la gestione del tempo. È possibile impostare il timer, programmare le pause, inserire le note, gestire i compiti, visualizzare i report, impostare diversi suoni d’allarme e il relativo volume, utilizzarlo da Apple Watch e tanto altro ancora;
• Focus Keeper – Time Management: un’altra app che ti consente di fare tantissime cose è questa. Il principio di funzionamento è sempre quello della Tecnica del Pomodoro, ma la tecnologia ha perfezionato questa metodologia integrandola con tante altre funzioni utili al momento del lavoro.

Altri metodi per la gestione del tempo

Il tempo è talmente prezioso da aver decretato la nascita di diversi metodi che consentissero alle persone di gestirlo nel migliore dei modi.

Oltre alla Tecnica del Pomodoro troviamo i seguenti metodi di gestione del tempo:

• To Do List: aumentare la produttività è più semplice se abbiamo ben chiare le attività sulle quali dobbiamo concentrare i nostri sforzi. Scrivere su un foglio (o su un’app) le attività da fare è un buon inizio per avere sempre sotto controllo le priorità della giornata;
• Timeboxing: è un metodo particolarmente utilizzato dai manager che devono gestire più attività o più gruppi di lavoro. Ad ogni attività viene dedicato uno slot orario ben preciso e questo consente di prendere le decisioni più velocemente ottimizzando il tempo a disposizione;
• Metodologia Agile: si tratta di metodi di project management che hanno come scopo quello di utilizzare dei cicli brevi di lavoro per concentrarsi al meglio su quell’attività specifica.

Conclusione

Partendo dal presupposto che ottimizzare la gestione del tuo tempo ti è molto utile per aumentare la rendita della tua attività, quello che ti consiglio di provare è la Tecnica del Pomodoro.

Inoltre, ti invito anche a provarla con le mie 3 varianti che a me hanno portato molti più benefici rispetto alla tecnica in versione standard. Ma considera che devi sempre fare i conti con quello che è migliore nel tuo caso specifico. Ognuno ha le proprie caratteristiche e anche le tecniche come questa devono essere adattate in modo da portarci davvero dei vantaggi.

Per riassumere:

• 25 minuti di piena concentrazione;
• 5 minuti di pausa;
• 20/30 minuti di pausa ogni 4 Pomodori;
• Accorpa attività più brevi a semplici nello stesso blocco di tempo;
• Amplia la durata del Pomodoro per portare a termine un’attività semplice ma che ti richiede più tempo;
• Trova lo strumento giusto per te e utilizzalo come timer.

Questi sono i punti principali che ti devi tenere a mente e che riassumono – davvero in breve – tutto quello che ti ho detto nell’articolo.

Adesso tocca a te! Inizia ad applicare la Tecnica del Pomodoro e ottieni subito migliori risultati.

Ho preparato anche un’infografica per riassumere questi concetti:

Hai mai usato questa tecnica o altre simili per la gestione del tempo? Scrivimi nei commenti i tuoi consigli!

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