La Tecnica del Pomodoro e le mie 3 regole per rendere ancora più efficace la gestione del tempo

tecnica del pomodoro
Timer per la Tecnica del Pomodoro

Probabilmente la Tecnica del Pomodoro già la conosci, ma io ti voglio parlare anche delle 3 regole che applico io per renderla ancora più efficace.

Nel caso in cui ti sto parlando di una cosa che non hai mai sentito, continua nella lettura per apprendere questa utile tecnica per la gestione del tuo tempo.

Se, invece, sei un affezionato della Tecnica del Pomodoro, forse non appoggerai le mie piccole varianti, ma ti invito comunque a scoprirle. Potresti sempre trovare un nuovo modo per rendere più efficaci i tuoi Pomodori e per ottimizzare al meglio il tuo lavoro.

Male che vada riconfermerai a te stesso che va bene il tuo metodo di applicazione.

Siccome non voglio dare nulla per scontato ed essere il più specifico possibile, inizio spiegando in cosa consiste la Tecnica del Pomodoro, come applicarla e perché è utile avere un’efficace gestione del tempo per essere un imprenditore. Alla fine troverai le mie 3 semplici varianti che, a mio parere, ti renderanno ancora più produttivo.

Tecnica del Pomodoro: cos’è e come funziona

Innanzitutto, la Tecnica del Pomodoro è una tecnica per l’ottimizzazione della gestione del tempo e ti può essere molto utile per portare a termine le tue attività lavorative. Viene anche utilizzata da molti studenti universitari per passare gli esami.

Consiste nel suddividere il proprio tempo in blocchi di 25 minuti. Ogni blocco di tempo è considerato con un Pomodoro e tra un blocco e l’altro è prevista una pausa di 5 minuti. Invece, ogni volta che hai completato 4 Pomodori devi fare una pausa più lunga, che va dai 15 ai 30 minuti.

Una domanda che mi viene fatta spesso è perché si chiama proprio Tecnica del Pomodoro?

tecnica del pomodoro
Francesco Cirillo – La Tecnica del Pomodoro

Il motivo è molto semplice. Questa tecnica è stata introdotta alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo, sviluppatore e imprenditore di origini italiane. Lui utilizzava un timer a forma di pomodoro per cronometrare i blocchi di 25 minuti. Proprio uno di quei timer che vengono usati in cucina per impostare la durata per la cottura dei cibi.

Ma perché Cirillo ha iniziato a usare questa tecnica?

Per un motivo del tutto personale, andava all’università ma non riusciva ad ottenere grandi risultati. Quando è arrivato il giorno in cui si è stufato di come stavano andando le cose e ha deciso di mettersi alla prova.

Ha preso, dunque, il timer e a provato ad impostare dei blocchi di tempo in cui avere la massima concentrazione nello studio.

Beh, ha funzionato!

Perché funziona la Tecnica del Pomodoro?

La teoria dice che questa tecnica funziona perché in quei 25 minuti ti imponi la massima concentrazione nell’attività che stai svolgendo. Dopodiché puoi prenderti una meritata pausa di 5 minuti per ricaricare le energie.

Quando sai di avere poco tempo per portare a casa il risultato tendi a mettere da parte tutto quello che potrebbe toglierti la concentrazione. La Tecnica del Pomodoro ti permette di fare proprio questo. Di impostare 25 minuti alla volta in cui dare tutto te stesso in quello che devi fare.

Devo ammettere che io all’inizio ero un po’ scettico sulla sua effettiva efficacia. Infatti, per molti anni non l’ho utilizzata anche se la conoscevo. Poi un giorno, in qui ero davvero pieno di lavoro da fare e tutte le scadenze erano strette, ho deciso di provarci.

Ecco, il risultato è che sono qui a scriverne per farla conoscere a chi ancora non ne ha sentito parlare e per farla provare agli scettici come me. Può davvero aiutare a migliorare le performance lavorative.

Infatti, ora che la uso da un po’ di tempo mi sento di dire che ho avvertito davvero un cambio nella mia produttività personale e lo vedo anche dai risultati della mia azienda.

Non importa quale sia il compito che devi svolgere, se sai di avere poco tempo metterai tutta la tua concentrazione per portarlo a termine.

Con la Tecnica del Pomodoro sarai in grado di:

  • Eliminare l’abitudine del multitasking (quando questo è controproducente)
  • Concentrarti sull’attività che stai svolgendo
  • Portare a termine più lavorazioni
  • Evitare di dilungarti nel continuo perfezionamento (quando non è necessario)
  • Aumentare la tua forza di volontà e la capacità di concentrazione
  • Diminuire il livello di stress occupandoti di una cosa alla volta

Ora vediamo nei dettagli come applicare questa tecnica.

Tecnica del Pomodoro in 6 semplici passaggi

Se non hai mai sfruttato questa tecnica e non sai bene da dove iniziare, segui questi pochi e semplici passaggi.

La procedura per applicare la Tecnica del Pomodoro:

  1. Scegli il tuo compito e il tempo totale che secondo te ti serve per portarlo a termine
  2. Prendi un timer o scarica una app dedicata e imposta 25 minuti di tempo
  3. Per quei 25 minuti lavora sulla tua attività senza mai distrarti
  4. Alla fine dei 25 minuti prenditi una pausa di 5 minuti per riposare e ritrovare energia
  5. Poi inizia subito un altro Pomodoro e così via
  6. Al completamento di 4 Pomodori prenditi una pausa di 20/30 minuti

Allora cosa ne pensi, è fattibile?

Secondo me dovresti provare, insomma non hai nulla da perdere. In ogni caso avrai imparato un metodo per la gestione del tempo e potresti dare un buon consiglio a un tuo amico che proprio non capisce il valore del time management.

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Perché è importare la gestione del tempo?

Gestire bene il tuo tempo non solo ti permette di portare a termine i tuoi impegni, ma anche di ricavare altro tempo da poter dedicare ad altro.

Per farti capire meglio voglio citarti la Legge di Parkinson che dice:

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra impostante e impegnativo.”

Ti sarai accorto che se hai una settimana di tempo per fare un lavoro, impiegherai esattamente tutta l’intera settimana per completarlo. A volte succede anche di finire le ultime cose proprio a ridosso della consegna, sentendo quella famosa spada di Damocle sulla testa.

Altre volte, addirittura, tendi anche a sforare la data di consegna perché, non si sa come, i tempi previsti per svolgere l’attività si sono dilatati.

Ed è proprio questo che dice la Legge di Parkinson. Se ti prendi tempo per un progetto tenderai ad utilizzare tutto quel tempo. Questa è una delle prime cause dell’accumulo del lavoro, della procrastinazione e della poca efficienza anche sul luogo di lavoro.

La Tecnica del Pomodoro ti aiuta a combattere proprio questa legge, a rendere più produttivo il tuo lavoro, a svolgere più attività e a trovare anche del tempo libero da dedicare a ciò che vuoi.

Se hai un’azienda, come me, è sicuramente di tuo interesse riuscire ad ottimizzare i tuoi tempi perché più tempo hai a disposizione e più riuscirai a sfruttarlo per trasformarlo in contanti fruscianti.

Quindi, basta lavorare troppo su progetti che possono essere terminati in minor tempo. Crea un piano ben strutturato e concentrati al massimo con l’aiuto della Tecnica del Pomodoro.

E per renderla ancora più efficace leggi anche le 3 regole che io reputo molto utili per ottenere migliori risultati.

Le mie 3 regole da applicare alla Tecnica del Pomodoro

Come di dice? Fatta la regola, trovato l’inganno… in realtà si parlava di Legge e qui non c’è nessun inganno, solo dei metodi personali per l’applicazione della Tecnica del Pomodoro.

Regola 1: interruzioni NON facoltative

Quando suona il timer, smetti di lavorare, anche se sei uno stacanovista come me. Ti serve questo momento di pausa per recuperare le energie e per dare il massimo durante ogni Pomodoro.

Sfrutta i tuoi 5 minuti come vuoi: per bere acqua, per mangiare qualcosa al volo, per andare in bagno, ma non per fare altro lavoro.

Regola 2: non ricominciare ogni Pomodoro

La Tecnica del Pomodoro vorrebbe che se durante un blocco di tempo vieni interrotto per qualche cosa, tu debba ricominciare da capo. Io non sono d’accordo!

Il mio consiglio è di aggiungere la quantità di tempo mancante al Pomodoro successivo per continuare a progredire con il lavoro.

Ti faccio un esempio: se dopo 15 minuti del tuo Pomodoro ricevi una telefonata importante che non puoi rimandare, aggiungi quei 10 minuti mancanti al Pomodoro successivo. Quindi, dopo la telefonata e i 5 minuti di pausa (la telefonata non è una pausa), imposta il successivo blocco di tempo di 35 minuti. Ovvero i 25 minuti standard e i 10 minuti persi nel Pomodoro precedente.

Se sei solito usare questa tecnica forse non concorderai con me, ma io ho provato sulla mia pelle questa modifica al metodo standard e l’ho trovata molto proficua.

Regola 3: assembla più attività semplici

In teoria ad ogni Pomodoro corrisponde un’attività. Io credo che questo dipenda anche dalla complessità del lavoro da svolgere.

La variazione in questi casi può vedere più attività brevi e semplici fatte tutte nello stesso blocco di tempo. Oppure un’attività semplice, ma lunga portata a termine sommando due o tre Pomodori insieme.

Mi spiego meglio.

Se devi controllare i messaggi sui tuoi social network aziendali, per esempio, potresti fare tutto il lavoro passando da un social all’altro anche all’interno di un blocco di tempo.

Viceversa, se devi rispondere a molte mail ma per te è un compito semplice, potresti non interrompere il lavoro ogni 25 minuti. In questo caso somma più Pomodori fino a che non termini la tua attività e prenditi una pausa più lunga prima di passare all’impegno successivo.

Invece, se hai attività che richiedono molto sforzo, rispetta i Pomodori per usare sempre il massimo della tua concentrazione.

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Strumenti per la Tecnica del Pomodoro

Il bello di questa tecnica, oltre che è molto semplice da attuare e porta risultati immediati, è che non necessita di strumenti elaborati.

Infatti, come ho detto basta un qualsiasi tipo di timer oppure una app. Ce ne sono molte dedicate proprio a questa funzione.

La scelta dello strumento dipende anche da te. Nel senso che potresti essere uno che predilige strumenti un po’ vintage, come il timer da cucina, anche per il piacere di sentire il tempo scandito dal ticchettio.

Oppure sei un devoto digitale, perciò ti dirigi direttamente verso il mondo delle app, ce ne sono alcune che riproducono anche il rumore del timer.

Il mio consiglio è di provare un po’ di applicazioni fino a trovare quella più giusta per te. Di seguito ti lascio una lista di app che ho provato per darti già un’idea da quali iniziare.

Le app per la Tecnica del Pomodoro:

Se non trovi tra queste la app che fa per te continua la tua ricerca, ce ne sono davvero tante!

Tiriamo le file sulla Tecnica del Pomodoro

Partendo dal presupposto che ottimizzare la gestione del tuo tempo ti è molto utile per aumentare la rendita della tua attività, quello che ti consiglio di provare è la Tecnica del Pomodoro.

Inoltre, ti invito anche a provarla con le mie 3 varianti che a me hanno portato molti più benefici rispetto alla tecnica in versione standard. Ma considera che devi sempre fare i conti con quello che è migliore nel tuo caso specifico. Ognuno ha le proprie caratteristiche e anche le tecniche come questa devono essere adattate in modo da portarci davvero dei vantaggi.

Per riassumere:

  • 25 minuti di piena concentrazione
  • 5 minuti di pausa
  • 20/30 minuti di pausa ogni 4 Pomodori
  • Accorpa attività più brevi a semplici nello stesso blocco di tempo
  • Amplia la durata del Pomodoro per portare a termine un’attività semplice ma che ti richiede più tempo
  • Trova lo strumento giusto per te e utilizzalo come timer

Questi sono i punti principali che ti devi tenere a mente e che riassumono – davvero in breve – tutto quello che ti ho detto nell’articolo.

Adesso tocca a te! Inizia ad applicare la Tecnica del Pomodoro e ottieni subito migliori risultati.

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