Come essere produttivi ogni giorno per rendere al meglio nel lavoro

Tutti noi abbiamo sperimentato quelle giornate produttive dove sentiamo di avere il mondo ai nostri piedi.

Ma poi cosa succede? Arrivano altre giornate nelle quali tutto sembra andare storto, in cui non riusciamo a raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati e durante le quali anche la più piccola mansione ci sembra una immensa montagna da scalare.

Come essere produttivi nel modo giusto concedendosi anche un doveroso riposo fisico e mentale?

Ci sono tantissime pratiche di time management che aiutano ad organizzare al meglio il lavoro in base al tempo che si ha a disposizione per svolgerlo. Ed è lì che nascono le problematiche maggiori.

Sempre scadenze imminenti, imprevisti, attività che si accumulano e altre che entrano proprio nel ben mezzo della tua agenda già piena.

Tutto questo porta sicuramente scariche di adrenalina, ma anche stress, affanno per le famose “corse contro il tempo” e ore di lavoro in più per riuscire a fare tutto.

Se alla fine ti senti stanco non devi fartene una colpa. Siamo esseri umani e abbiamo bisogno anche di ricaricare le pile per continuare a produrre e sostenere i ritmi che il lavoro ci impone.

Quindi come essere produttivi? Trovando il giusto compromesso tra giornate frenetiche ed altre vuote.

Continua a leggere per scoprire come!

Cosa significa essere produttivi?

Tutti vogliono essere produttivi. Ma, se dovessi chiederti una definizione, tu cosa mi risponderesti?

Tanti potrebbero rispondere che essere produttivi significa lavorare 9 o 10 ore invece delle 8 canoniche. Altri potrebbero dire che essere produttivi significa completare più mansioni rispetto a quelle previste per la giornata.

Ma siamo sicuri che sia davvero questo il significato di “produttivo”?

In realtà, produttività significa riuscire a completare tutte le attività che ti sei prefissato nel minor tempo possibile, ritagliandoti anche dei momenti di svago.

Essere produttivi non significa uccidersi di lavoro, ma svolgere il giusto in modo organizzato.

Per questo esistono tante strategie per essere più produttivi, come la tecnica del pomodoro.

A dare vita a questa tecnica dal buffo nome è stato l’imprenditore Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80.

La conosci già?

Il funzionamento è molto semplice:

• Scegli una delle mansioni che devi completare;
• Imposta sul tuo smartphone un timer di 25 minuti (corrispondente ad un pomodoro) e lavora finché non suona;
• Fai una pausa di 5 minuti;
• Riprendi con il secondo pomodoro e, ogni 4, concediti una pausa più lunga di massimo mezz’ora.

È difficile? Non direi! Però ti permette di organizzare al meglio il tempo che hai a disposizione perché in quei 25 minuti tu dai il massimo. Sei produttivo.

5 regole su come essere produttivi a lavoro

Per quanto il nostro lavoro ci appassioni, almeno per me è così, non possiamo essere sempre produttivi al 100% se non ci concediamo dei momenti di pausa.

Allora aspettiamo le ferie estive e controlliamo compulsivamente sul calendario tutti i ponti dell’anno. Lo fai anche tu? Tranquillo, nessun rimorso o senso di colpa, non siamo macchine puramente razionali. Abbiamo bisogno anche di tanto altro.

Per questo motivo, è fondamentale riuscire a trovare il giusto equilibrio tra lavoro e svago per gestire lo stress ed evitare di sovraccaricarsi.

Come farlo? Segui i 5 consigli che sto per darti. Su di me hanno funzionato!

1.     Evita l’eccesso di multitasking

Il mondo del lavoro ci richiede spesso di seguire più attività contemporaneamente.

Questo cosa significa? Preparare una presentazione da mostrare al team, rispondere al telefono e aiutare il proprio collega che sta ancora imparando il mestiere.

Apparentemente, riuscire a destreggiarti tra attività così diverse tra loro può darti l’impressione di portare a termine più incarichi. Ma la verità è ben diversa.

L’American Psychological Association ha dimostrato in una ricerca che cambiare continuamente focus da un’attività all’altra ti costa 40 minuti in più del tuo tempo.

Come mai? Ripensa alla tecnica del pomodoro. È una strategia che ti sprona ad individuare una attività, ed una soltanto, per concentrarti al meglio su quella.

Se continui a passare da una mansione all’altra la tua mente dovrà concentrarsi di nuovo ogni volta e per fare questo passaggio ti servirà molto più tempo.

Quindi, se hai diverse attività da fare, applica il secondo consiglio che sto per darti.

2.     Organizzati secondo le priorità

Abbiamo detto che cercare di svolgere più compiti contemporaneamente è controproducente, giusto? Ma come scegliere quello da cui partire?

Prendi un bigliettino o una nota del cellulare e fai una lista di tutte le mansioni che devi fare. Poi seleziona da 1 a 3 attività che devi assolutamente portare a termine durante la giornata.

Scopri come la mia agenzia può aiutarti ad aumentare le vendite della tua azienda

Aumentiamo le vendite della tua azienda

Miglioriamo le performance della tua azienda online

ADV: Creiamo campagne pubblicitarie con un ROI chiaro

Mettiti in contatto con me

Ora gira il foglietto o apri una nuova nota e scrivi solo le attività selezionate in ordine di importanza. Adesso puoi iniziare con la prima.

Se ti avessi semplicemente detto di scrivere una lista di attività e poi spuntarle man mano, saresti partito con il controllo delle cose più semplici.

In questo modo, invece, riesci ad eliminare le priorità della giornata e poi passare agli aspetti secondari.

Ma come si ordinano le attività? Te lo svelo subito.

3.     Inizia con i compiti più impegnativi

Lo so, tutti vorrebbero iniziare dai lavori più semplici come controllare la posta o fare qualche telefonata.

Tuttavia, le prime ore della giornata sono quelle più produttive perché la mente è fresca e non è ancora stata messa alla prova da tutto il trambusto quotidiano.

Quindi, come devi ordinare le attività da svolgere? Semplicemente iniziando dalla più complessa.

Se prima di partire pensi che ti stancherai molto, prova a vederla dal punto di vista opposto? Quanto sarebbe pesante svolgerla a fine giornata dopo aver affrontato tante altre questioni e problematiche?

Io scelgo sempre di svolgere per primo il lavoro più impegnativo perché così so che la strada sarà tutta in discesa.

4.     Impara a delegare

Non vuoi delegare determinate mansioni perché hai paura di ricevere più lavoro extra? Sfatiamo tutti i miti che riguardano la delega.

Il fatto che un manager deleghi un lavoro ad un proprio collaboratore non significa che sia poco produttivo o che desideri altro da fare.

Nell’ambito professionale è molto importante delegare perché un’altra persona può essere in grado di occuparsi meglio di noi di un aspetto del lavoro. Inoltre, noi guadagniamo tempo per concentrarci al meglio sul lavoro che solo noi possiamo fare.

Qual è il segreto di una delega efficace? Riuscire ad individuare la persona giusta a cui affidare un compito.

In questo modo non solo recupererai tempo utile, ma otterrai un lavoro ben fatto. Forse addirittura meglio di quello che avresti fatto tu!

5.     Ricarica le energie

Ricordi quello che abbiamo detto all’inizio? Essere produttivi significa svolgere il proprio lavoro nel minor tempo possibile per avere a disposizione anche degli spazi in cui svagarti.

Se sei uno stacanovista probabilmente penserai che il tempo per lo svago è tempo tolto ai clienti o all’azienda. Ti capisco, anch’io a volte cado in questo loop.

Ma sai cosa ti dico? A lungo andare uno stile di vita perennemente concentrato sul lavoro rischia di causarti dei pericolosi crolli.

Perciò è molto importante trovare un equilibrio che ti aiuta anche a mantenere e continuare a trovare la motivazione.

Per farlo scegli qualcosa che ti consenta di staccare completamente. Pratica uno sport, fai una corsa all’aria aperta, leggi un libro, suona, canta, cucina. Non importa ciò che sceglierai, l’importante è che sia un modo efficace per te di staccare la spina e poter poi ricominciare completamente concentrato.

5 cattive abitudini da evitare

Mirko è fantastico, ora non mi fermerà più nessuno!

Piano campione, finora mi sono concentrato sul dirti come impostare positivamente il tuo lavoro per essere produttivo al 100%.

Ma entrambi sappiamo che le abitudini consolidate in tanti anni di vita sono dure a morire e alcune di loro rischiano di minacciare anche un piano ben congegnato come quello che ti ho appena suggerito di seguire.

Ecco 5 abitudini che devi eliminare per essere produttivo ogni giorno.

1.     Procrastinare

Il nemico numero 1 della produttività è la procrastinazione.

Cosa significa questa parola? Procrastinare vuol dire rimandare all’infinito un compito invece di affrontarlo subito.

Stai procrastinando quando dici la classica frase: “Lo farò domani”.

Se vuoi essere produttivo, questa è la prima cattiva abitudine da eliminare.

Come mai ti dico questo? Perché può darsi che un determinato compito tu lo possa svolgere anche il giorno dopo, ma se inizi a farlo con tutte le attività, in quel domani ti ritroverai sommerso di lavoro e non ti basterebbero le 24 ore che hai a disposizione.

Se invece affronti i problemi e le situazioni man mano che si presentano, non proverai mai quella sensazione di annaspare che invece ti suscita la procrastinazione.

Hai capito? Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi.

2.     Concentrarsi su troppi obiettivi

A volte capitano quei momenti della vita in cui si vuole eccellere su troppi fronti. Quando questo accade, ricordati ciò che ti ho detto sull’evitare il multitasking.

Se vuoi fare bene una cosa devi dare priorità a quella sopra al resto. Dopo aver raggiunto il primo obiettivo, potrai passare ai seguenti.

Non pensare di questo ti renda debole. È l’esatto opposto. Decidere di portare a termine nel migliore dei modi un obiettivo che ti sei prefissato esprime intelligenza e senso pratico.

Un obiettivo alla volta, fatto bene, sarà già sufficiente a darti del filo da torcere.

3.     Agire senza riflettere

Ti hanno sempre detto che è meglio agire che non continuare a rimuginare sui pensieri? È vero, ma solo in parte.

L’azione è molto importante perché, se non agissimo mai, sarebbe impossibile portare a termine qualunque obiettivo.

Tuttavia, agire senza pensare diventa un suicidio.

Come sempre, anche in questo caso, devi trovare il giusto equilibrio. Questa via ideale si ottiene con la pianificazione di una strategia.

Grazie ad un piano ben congegnato, la tua azione sarà direzionata e non rischierai di disperdere tempo ed energie.

Ricapitolando, i passaggi sono: idea – strategia – azione.

4.     Bloccarsi o ricadere negli stessi errori

Quando cerchi di lavorare rapidamente, è facile commettere errori. Ma sono davvero una parte così negativa del processo?

Per un professionista è molto importante imparare dai successi, ma è ancora più importante imparare dagli insuccessi perché ti permettono di perfezionare una strategia che sta già dando dei buoni risultati.

Il fallimento non deve mai essere vissuto con vergogna.

Se il successo va studiato per cercare di ripeterlo, anche l’errore va analizzato per capire come poter migliorare senza rischiare di incappare di nuovo nello stesso stallo.

Perciò, se ti senti bloccato oppure hai commesso un errore, cerca di capire qual è stata la causa e far sì che non si ripeta più.

5.     Concentrarsi sui problemi

Questa abitudine è tipica delle persone pessimiste ed è anche l’atteggiamento che ti impedisce di uscire da un blocco nel quale sei incappato.

Se continui a crogiolarti in mezzo ai problemi, non riuscirai mai a trovare il modo di saltarcene fuori.

Ti sei chiesto come mai le persone ottimiste riescono molto meglio in ciò che fanno? L’Università di Maastricht ha effettuato un test sulle prestazioni dei lavoratori ottimisti rispetto a quelli pessimisti, arrivando a provare che i primi riuscivano a concludere un numero maggiore di vendite e a fare carriera più velocemente in azienda.

Non sei un tipo ottimista per natura? Nessun problema, basta allenarsi un po’ per sradicare questa abitudine dannosa.

La prossima volta che si presenterà un problema, non concentrarti solo su di lui ma cerca di identificare tutte le possibili soluzioni per risolverlo. Noterai che sarà molto più semplice raggiungere gli obiettivi risparmiando tempo ed energie.

Conclusione

Ho risposto alla tua domanda su come essere produttivi? Queste semplici strategie che abbiamo appena visto permettono davvero di aumentare le tue prestazioni durante tutto l’anno.

Inoltre, non pensare che dedicare del tempo a te significhi toglierlo ai tuoi doveri. Spesso, per dare il meglio anche nel lavoro, devi prenderti una pausa e fare un refresh.

Se vuoi continuare a discutere con me delle tecniche per aumentare la produttività, contattami per una consulenza personalizzata.

Intanto ti invito a seguire il mio blog, troverai articoli, video e podcast sulle tematiche della Vendita, del Marketing e del Mindset. Sono indispensabili per imprenditori e professionisti di oggi!