Time management: 10 consigli per la gestione del tempo [2025]

Sono sicuro che anche tu sei alla ricerca di più tempo per riuscire a portare a termine impegni e compiti.

Alla fine, ti capita di rinunciare alle cose a cui tieni di più a favore di tutte le altre che devi per forza fare.

Ma perché?

Nel mio percorso lavorativo e di vita ho incontrato moltissime persone insoddisfatte che perdono il proprio tempo a lamentarsi invece di investirlo per fare qualcosa per cambiare.

I giorni sono per tutti fatti di 24 ore, parte delle quali è necessario passarle a dormire per riposarsi e trovare l’energia.

Allora, perché ci sono alcune persone che riescono a fare più cose rispetto ad altre?

Il trucco è quello di imparare a gestire al meglio il proprio tempo per riuscire a ottenere il massimo dalla tua vita e da te stesso. In questo modo sarai più produttivo e otterrai ciò che desideri senza dover rinunciare allo svago, ai tuoi piaceri o alla tua famiglia.

Ci sono tanti strumenti e metodi che insegnano il time management, come la tecnica del pomodoro. Io però ti voglio mostrare il pensiero strategico fondamentale senza il quale ogni metodo diventa inutile.

Oggi ti parlerò di molte cose, ma il mio consiglio è quello di selezionarne una e metterla in pratica. Dopodiché potrai passare alla seconda, alla terza, alla quarta e così via. Se cerchi di fare tutto subito accumulerai ancora più cose da fare, peggiorando la tua situazione.

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Adesso, entriamo subito nel vivo del discorso e vediamo il primo passo da fare.

Valuta la tua situazione attuale

Se la tua casa o il tuo ufficio sono in disordine, prima ancora di iniziare a mettere a posto, quello che fai è guardarti intorno e valutare la situazione.

Quindi, per capire come organizzare al meglio le tue giornate, prima di tutto analizza come sono impostate adesso e applica il pensiero strategico. Quello che fai, quali attività, che cosa vorresti fare ma non riesci a concludere. Insomma, fermati un attimo a pensare e fai una panoramica completa della tua situazione.

Scommetto che hai troppe cose fa fare e mai abbastanza tempo a disposizione. E ti dirò di più: maggiore è il tuo successo e meglio vanno gli affari e più la tua situazione peggiorerà.

Avrai più impegni, più responsabilità, più cose da fare ma il tempo rimarrà sempre lo stesso. Cercherai di includere tutte le attività che puoi in ogni singola giornata ma sempre meno ne riuscirai a portare a termine.

Lo so, stai pensando che sono molto drastico. In realtà ti sto solo mettendo di fronte alla verità.

Te lo dico perché anche a me è successa la stessa cosa: più la mia azienda cresceva e più i miei compiti quotidiani aumentavano. Per un po’ ho cercato di tenere sotto controllo tutto, ma dopo poco non è più stato possibile.

Ma ti dico un’altra cosa, anche tu, come me, hai una grande fortuna, ovvero la possibilità di poter scegliere e di riempire le tue giornate strategicamente lasciando da parte le cose che non sono prioritarie.

Ti stai chiedendo come fare?

Il primo passo è…

Definire gli obiettivi

Prima di programmare e organizzare le tue solite attività, chiediti “Che cosa voglio?”. È la domanda più importante a cui devi trovare la tua risposta.

Scopri quello che è veramente importante per te, nella tua vita e nel tuo lavoro, individua gli obiettivi che desideri raggiungere e impara a gestire il tuo tempo rispetto a quello che reputi importante.

Se ti chiedessi di scrivere su un foglio tre obiettivi che vuoi raggiungere, sono sicuro che farebbero parte di queste tre aree: economica, emotiva e relativa alla salute fisica.

Sai perché?

Perché sono le aree più importanti per riuscire ad avere una vita ricca di soddisfazioni e, ricordati, il successo senza soddisfazioni equivale a un fallimento. Ecco da dove arriva l‘importanza degli obiettivi.

Per riuscire a raggiungere dei risultati soddisfacenti devi fare prima di tutto due cose: la prima è fissare i tuoi obiettivi e la seconda è di fare tutte le attività che ti permettono di arrivare alla tua meta.

Per avere il tempo di fare quello che ti serve e raggiungere il tuo scopo, devi smettere di fare le cose che per te hanno un valore minore.

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Perciò adesso vediamo insieme quali sono i 5 passi che devi seguire per impostare i tuoi obiettivi.

Come impostare i tuoi goal in 5 mosse

Ho una bella notizia per te: se fissi il tuo obiettivo e ogni giorno fai qualcosa per avvicinarti ad esso, creerai una progressione di eventi che ti porteranno alla meta.

Però, esiste anche il rovescio della medaglia, ovvero: se sei sempre concentrato su quello che non vuoi o che vuoi evitare, va a finire che lo otterrai.

Quindi, per non cadere in questa trappola focalizzati su quello che desideri e imposta con queste 5 mosse il tuo obiettivo.

1. Definisci ciò che vuoi: chiarisci bene dentro di te quali sono i tuoi valori e le tue priorità per sapere in che direzione muoverti.
2. Scrivi ciò che desideri ottenere: questo è importante per poter concretizzare il tuo pensiero e averlo sempre sotto agli occhi.
3. Decidi una data per il raggiungimento dell’obiettivo: non importa se poi la dovrai spostare, ti serve per mettere in moto il tuo inconscio e iniziare a lavorare.
4. Scrivi tutte le azioni che puoi fare per raggiungere il tuo obiettivo: non è detto che le devi fare, ma se le scrivi ti rimarrà l’idea.
5. Fai subito qualcosa di concreto per andare verso il tuo obiettivo: fai subito il primo passo altrimenti continuerai a rimandare.

Voglio condividere con te questa citazione di Tony Robbins “La differenza tra un sogno e un obiettivo è che il sogno non ha una data di scadenza”. Quindi, per produrre il risultato devi agire altrimenti rimarrà sempre in forma astratta.

Dopo aver definito i tuoi goal, spezzetta tutto il percorso in piccoli passi e identifica le attività utili a raggiungere l’obiettivo.

Quindi ora vediamo come gestire al meglio il tuo tempo per portare a termine i compiti importanti.

Tecniche di time management

Il time management è una competenza fondamentale per chi desidera migliorare la propria produttività e ottimizzare l’uso del tempo. Esistono diverse tecniche di time management che possono aiutarti a organizzare e gestire meglio le tue attività quotidiane. Ecco alcune delle più utilizzate:

• Matrice di Eisenhower: questa tecnica si basa sulla suddivisione dei compiti in quattro categorie, a seconda della loro importanza e urgenza. Si classificano come urgenti e importanti, importanti ma non urgenti, urgenti ma non importanti, e non urgenti né importanti. La chiave è concentrarsi sulle attività importanti ma non urgenti, delegando o eliminando quelle meno rilevanti.
  
• Tecnica del Pomodoro: consiste nel lavorare per 25 minuti consecutivi, seguiti da una breve pausa di 5 minuti. Dopo quattro “pomodori” (cioè quattro sessioni di lavoro), si prende una pausa più lunga di 15-30 minuti. Questa tecnica aiuta a mantenere alta la concentrazione e a evitare il burnout, suddividendo il lavoro in blocchi gestibili.
  
• Metodo ABC: questa tecnica aiuta a classificare le attività in base alla loro priorità. Le attività A sono quelle più urgenti e importanti, le B sono importanti ma non urgenti, e le C sono quelle meno rilevanti. Concentrandoti prima sulle attività A, puoi completare i compiti più importanti prima di passare a quelli meno urgenti.
  
• Metodo ALPEN: questa tecnica è utile per pianificare la giornata in modo efficace. ALPEN è un acronimo che sta per Actività da fare, Limitazioni di tempo, Priorità, Estime di durata, e Non fare. Questo metodo ti aiuta a fare una pianificazione dettagliata, considerando non solo le attività, ma anche i tempi necessari per portarle a termine.
  

Applicare queste tecniche può migliorare significativamente la tua gestione del tempo, permettendoti di essere più organizzato, produttivo e meno stressato.

Organizza la tua giornata per essere più produttivo

Se hai a disposizione un massimo di 24 ore al giorno, durante le quali devi anche dormire e nutrirti, come fai a migliorare la gestione del tuo tempo?

La risposta è: raddoppia la tua produttività.

Ci sono un sacco di cose che nella vita non riesci a controllare, quindi non ti resta che lavorare su quelle che dipendono da te. Fortunatamente questa è una di quelle e, con un po’ di esperienza e capacità, ti darà grandi risultati.

Il segreto per massimizzare il tuo tempo è riuscire a sfruttare al massimo le tue ore operative facendo le cose che ti portano più risultati. Inoltre, il mio consiglio è di avere ogni giorno una lista delle cose che devi fare. In primo luogo ti serve per evitare il rischio di dimenticarti di cose importanti e poi ti aiuta a lasciare la mente libera di occuparsi di ciò che è più utile.

Se arrivano nuove attività segnale sulla lista e, quando le completi, spuntale in maniera evidente. Anche se può sembrare una cosa superficiale, questo è un modo semplice ma efficace per renderti conto di quante cose stai portando a termine.

Ma ora vediamo le cose principali che devi fare per assicurarti di rendere le tue giornate davvero produttive.

Stila una lista “to do”

Creare una lista to-do è uno degli strumenti più semplici ed efficaci per organizzare il proprio tempo e rimanere produttivi. Una lista ti permette di visualizzare chiaramente i compiti da svolgere, aiutandoti a dare priorità alle attività più importanti e a non dimenticare nulla. Scrivere ogni attività ti aiuta a fare ordine nella tua mente e a concentrarti su un compito alla volta, evitando il sovraccarico mentale.

Per rendere la tua lista ancora più efficace, prova a suddividerla in compiti giornalieri, settimanali o anche mensili, in modo da avere una visione chiara di ciò che devi fare a breve termine e a lungo termine. Organizzare le attività in base alla priorità ti aiuterà a concentrarti prima sulle cose che hanno un impatto maggiore. Ricorda di essere realistico riguardo ai tempi di completamento e di lasciare sempre spazio per imprevisti.Quando spunti le attività completate, ti sentirai più motivato e soddisfatto, aumentando il tuo senso di realizzazione. Una lista To-Do ben strutturata è un modo per rimanere organizzati e per essere più efficienti nel lavoro quotidiano.

Impara a delegare

La delega è davvero un’arte che bisogna imparare. Soprattutto se vuoi essere un grande imprenditore o professionista, non puoi continuare a fare tutto da solo.

Devi valutare te stesso per la qualità dei risultati che produci e non per il carico di lavoro che hai. Anzi, il tuo obiettivo deve proprio essere quello di dedicarti alle attività che ti fanno arrivare a più risultati in meno tempo.

Devi pensare strategicamente: rimanda quello che può e deve essere rimandato e fai fare a qualcun altro ciò che non è necessario che faccia tu.

Delega quelle attività che altri possono fare come te o anche meglio e ad un costo economico inferiore. Insomma, se pagando puoi ottenere quello che ti serve risparmiando il tuo tempo e la tua energia per attività che ti rendono di più, delegare è ciò che devi fare.

Crea nella tua vita e nel tuo lavoro lo spazio per le cose utili e che fanno crescere te e il tuo business.

Tieni presente che anche certi clienti possono farti perdere tempo. Per questo devi avere delle risorse capaci di gestirli mentre tu ti occupi di altro.

Adesso passiamo alla seconda cosa indispensabile per un ottimo time management.

Evita di procrastinare

Sono sicuro che anche a te capita di rimandare le cose, di dire “lo faccio dopo” e di bloccarti proprio sul principio delle attività che devi iniziare.

Tranquillo, è una cosa normale ma è importante che impari come smettere di procrastinare per diventare migliore dei tuoi competitor.

Quindi, non lasciarti distrarre dagli eventi ma, una volta fissato il tuo obiettivo e i passi che devi compiere per raggiugerlo, inizia subito con il primo. Mettiti al lavoro con tutta la concentrazione che hai e fai focus sul risultato che devi raggiungere.

Se vuoi concludere una determinata attività in due ore, chiuditi nella tua stanza, allontana tutte le distrazioni e rimani lì fino a che non finisci.

Diventa veramente bravo nelle attività che ti rendono di più, questo ti permetterà di far diventare sempre più produttive le tue giornate e di ottenere risultati concreti e utili.

Sii flessibile

La flessibilità è una qualità fondamentale per una gestione efficace del tempo. Anche se è importante avere un piano, è altrettanto essenziale essere pronti a adattarsi alle circostanze impreviste. La vita e gli affari sono in continuo cambiamento, e troppo spesso ci si trova di fronte a situazioni impreviste che richiedono un cambiamento di rotta. Per questo motivo, è utile pianificare solo il 50% del proprio tempo.

Questa strategia ti permette di riservare spazio per l’imprevisto, evitando di essere intrappolato in un programma rigido che non tiene conto della realtà. Puoi dedicare il resto del tempo a interventi rapidi, attività creative, o a rispondere a richieste urgenti che potrebbero sorgere all’improvviso.

Essere flessibili non significa essere disorganizzati, ma saper gestire le priorità e fare spazio alle opportunità che possono presentarsi. Invece di vedere i cambiamenti come ostacoli, impara a vederli come occasioni di crescita e miglioramento, riuscendo così a ottimizzare il tempo senza stressarti. 

Adottare questa mentalità ti permette anche di essere più produttivo e sereno, poiché non sei schiavo del piano, ma un passo avanti nell’organizzazione del tuo lavoro e della tua vita.

Impara a dire di no

Una delle abilità più potenti per gestire efficacemente il proprio tempo è imparare a dire di no. Spesso ci sentiamo sotto pressione per accontentare gli altri, accettando richieste o impegni che non rientrano nelle nostre priorità. Tuttavia, dire sì a tutto rischia di compromettere la qualità del nostro lavoro e di farci perdere di vista i nostri obiettivi principali.

Dire di no non significa essere egoisti o poco disponibili, ma proteggere il proprio tempo e le proprie energie per ciò che conta davvero. Questo ti permette di concentrarti sulle attività che hanno un vero valore e ti avvicinano ai tuoi obiettivi, invece di disperdere risorse in compiti che non ti portano risultati. Inoltre, imparare a dire di no aiuta a evitare il sovraccarico di lavoro, prevenendo lo stress e il burnout.

Essere selettivi nelle richieste che accettiamo è un segno di autodisciplina e gestione consapevole delle proprie risorse. In questo modo, puoi essere più produttivo e focalizzato sui tuoi obiettivi, senza sacrificare il tuo benessere o la qualità del tuo lavoro.

Concediti dei premi

Un aspetto fondamentale per una gestione sana del tempo e del lavoro è premiarsi per i successi, sia piccoli che grandi. È facile concentrarsi solo sugli obiettivi da raggiungere e dimenticare di riconoscere i progressi fatti lungo il cammino. Celebrando i risultati, anche quelli più piccoli, mantieni alta la motivazione e ti ricordi che ogni passo conta.

Premiarsi non significa solo gratificarsi alla fine di un grande progetto, ma anche riconoscere i traguardi quotidiani, come completare un compito difficile o rispettare una scadenza. Questo ti aiuta a sentirti apprezzato per il lavoro svolto e a mantenere alta la produttività. Inoltre, è fondamentale mantenere un equilibrio tra lavoro e svago. Ogni tanto, concedersi una pausa, una serata libera o un piccolo lusso personale non è solo una ricompensa, ma una necessità per rimanere produttivi e prevenire il burnout. Lavorare senza fermarsi rischia di indebolire la tua energia e il tuo spirito creativo, quindi premiare te stesso e fare spazio per il relax sono passi essenziali per un successo duraturo e un benessere mentale ed emotivo.

Conclusione

Il tuo tempo è prezioso ma limitato, quindi sfruttalo al meglio e rendilo produttivo.

Per farlo impara a delegare, evita di procrastinare e passa subito all’azione dopo aver pianificato strategicamente il percorso per arrivare al tuo obiettivo.

Ecco 4 domande che ti aiutano a focalizzarti per la gestione del tuo tempo:

1. Qual è il mio valore?
2. Quali attività mi portano maggiori risultati?
3. Quali sono le attività che posso fare solo io altrimenti non ottengo quei risultati?
4. Cosa posso delegare per avere più tempo?

Rispondi a queste domande e agisci di conseguenza. Vedrai in poco tempo un netto miglioramento nell’efficacia delle tue azioni. La cosa più importante è agire in modo da rendere subito reali e più vicini i risultati che vuoi raggiungere.

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